Для начала экономии средств бизнеса на офисной печати, важно понять, что в настоящее время мешает вам это сделать. Именно в этом и заключается процесс аудита. Он позволяет собрать полную картину ваших расходов и избежать ошибок в будущих планах.
Аудит инфраструктуры офисной печати является анализом процессов печати в вашей организации с целью повышения производительности, улучшения бизнес-задач и значительного сокращения расходов на печать. Данные для аудита будут получены из результатов цифрового мониторинга, который представляет собой информацию, полученную с помощью программного обеспечения, о фактическом количестве страниц, напечатанных на вашем принтере. Помимо использования результатов мониторинга, вам необходимо будет вручную собрать информацию о технических возможностях вашего печатного оборудования, его местоположении и так далее.
По результатам окончания процесса вы сможете узнать, как именно станет оптимальна действующая инфраструктура печати с точки зрения затрат, а также насколько она на текущий момент соответствует заявленным целям и задачам вашей организации. После этого вы сможете составить индивидуальный план по внедрению оптимизации процессов печати вместе со специалистом.
Анализ печатной инфраструктуры организации является чрезвычайно важным шагом по направлению к общей оптимизации процессов печати и снижению расходов бизнеса. В процессе аудита необходимо тщательно проанализировать объемы печати, скрытые траты на закупку расходных материалов, эффективность, безопасность, удобство использования, управляемость и бесперебойность всех важных процессов. Из практики следует, что после профессионально проведенного аудита можно реально снизить расходы на 30% и более. Если вы планируете модернизацию печатной инфраструктуры, то без сбора и анализа подробной информации улучшение неэффективно и чревато дорогостоящими ошибками.
Для проведения аудита необходимо обратить внимание на три кита: технику, расход картриджей и расход бумаги. Важно оценить фактическую загруженность печатных устройств. Цифровой мониторинг позволит узнать объемы печати, а также следует собрать информацию о названиях устройств, сроке эксплуатации, рекомендуемой месячной нагрузке, месте расположения и количестве ремонтов за год. Кроме того, можно добавить информацию о стоимости оборудования на момент закупки. Важно корректно собрать и проанализировать данные, чтобы проект был успешным.
Получив данные о фактическом объеме печати через ранее установленное программное обеспечение, внесите в таблицу количество напечатанных страниц для каждого устройства. Чтобы определить рекомендуемую нагрузку для конкретного принтера, можно обратиться к официальному сайту вендора или тех.документации сервисного отдела. Кроме того, получение этой информации может быть затруднено, поскольку рекомендуемую нагрузку зачастую путают с маркетинговой пиковой нагрузкой, которую устройство может достичь только один раз за весь срок службы. Для более подробного аудита необходима требуемая нагрузка, при которой аппарат может работать в течение нескольких лет стабильно, без особой потери качества печати и производительности устройства.
Обратите пристальное внимание, сколько устройств печати перегружено работой, а сколько частично или полностью простаивает. Когда в офисе имеется огромный парк оборудования, большинство из них может пылиться в углу. Сотрудники редко заглядывают в угол, но выстраиваются в очередь к оборудованию в центре комнаты. Техника становится непригодной для использования просто потому, что один принтер не может выдать необходимый объем документов, рекомендованный производителем, а другой превышает его. В результате один отправляется в сервисный центр, а другой следует его примеру в бесконечном цикле.
На этапе аудита при анализе полученных данных важно учитывать тип планировки офиса в компании. Важно учитывать, где именно расположены устройства, которые используются чаще всего. Эта информация пригодится дальше в процессе обновления парка печатного оборудования, чтобы не повторять предыдущих ошибок, которые ранее приводили к перерасходу средств.
Важно также знать, как часто МФУ ломается и есть ли зависимость между сроком службы устройства и объемом работы. Эксплуатация устаревшего печатного оборудования может привести к дополнительным непредвиденным расходам, которые значительно превышают стоимость нового оборудования. Значительно дороже обойдется замена сгоревшего блока питания или поврежденного картриджа в МФУ, которое не выпускается уже более 10 и более лет (оригинальные запчасти для него практически не поступают в продажу).
Старое оборудование обычно потребляет большое количество электроэнергии. Это связано с тем, что принтеры и другие устройства старого образца не имеют спящего режима, а люди часто забывают выключать их после использования. Поэтому, если у вас много устаревшей техники, то счет за электричество может оказаться довольно высоким.
Из опыта следует, что лучше использовать меньшее количество современных и экономичных печатных устройств, чем много устаревших и изношенных единиц. Новые устройства всегда продается с официальной гарантией от производителя, что позволяет избежать затрат на ремонт и обслуживание в течение 12 месяцев после покупки. Кроме того, существуют программы расширенной гарантии, которые позволяют увеличить гарантийный период до 5 лет и включают замену дорогостоящих блоков.
Важно оценить процент загрузки самых дорогих печатных машин. Часто руководители покупают дорогие устройства, надеясь на более высокое качество и производительность, но на практике такие аппараты используются всего на 10% от возможной загрузки. При этом, более доступные принтеры и МФУ средней ценовой категории могут легко справляться с нагрузкой в 20 000-30 000 страниц в месяц.
В офисах может быть установлено до 20 устройств, которые могут распечатывать до 400 000 страниц в месяц, но этот объем обычно не достигается. Оборудование всегда имеет запас в нагрузке, и некоторые принтеры и МФУ простаивают большую часть времени из-за неудобного расположения. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуется использовать современные и экономичные устройства средней ценовой категории, которые легко справятся с нагрузкой в офисе.
Результат проведения аудита поможет вам лучше понять, сколько денег вы переплатили за технику, насколько удобно вашим сотрудникам использовать ее, и сколько принтеров и МФУ необходимо в офисе. Эти знания помогут сократить расходы на печать путем модернизации парка техники.
Чтобы провести аудит расхода картриджа, вам нужно собрать данные о текущем объеме печати и информацию о самих картриджах, которые используются в принтерах. Составьте таблицу, указав наименование, происхождение картриджа, заявленный ресурс, реальное количество листов и срок применения, уровень качества бумаги и частоту возможных неисправностей устройства, в который устанавливают расходники.
Сопоставьте данную информацию с объемом печати, а также учитывайте, отрабатывает ли картридж заявленный производителем объем. В действительности может оказаться, что замена расходников происходит гораздо чаще, чем требуется. Исходя из профессионального опыта, тенденция действует в 2-х моментах: при эксплуатации совместимки и при частой печати документов с большим количеством заливки.
Использование некачественных совместимых аналогов может привести к непредсказуемому их поведению в печатных устройствах, а при частой печати файлов с большой заливкой расход тонера выходит за рамки, установленные для расчета среднего расхода на страницу. Данный факт очень усложняет процессы IT-отдела по внедрению корректной работоспособности печатной техники и задачу пользователей по поддержанию запасов картриджей и бумаги. Поэтому крайне важно приобретать расходку именно у доверенных продавцов!
Анализ расходов на бумагу
Бумага является расходным материалом, который, на первый взгляд, кажется несущественным расходом для компании. Но если посмотреть на объем печати, то становится ясно, что расходы на бумагу могут быть достаточно высокими. Поэтому, для уменьшения затрат необходимо проанализировать информацию о расходах на бумагу и сравнить ее с данными о закупке бумаги. Если объем приобретаемой бумаги превышает данные по объемам печати более чем в 2 раза, то следует найти причину такого расхождения.
Также стоит обратить внимание на принтеры и МФУ в офисе. Нередко бывает, что на лотке остаются распечатки, которые никто не забирает. Это может быть вызвано разными причинами, такими как отвлечение на другие задачи, звонки и т.д. Но все эти несобранные распечатки ведут к потере денег для компании.
Поэтому, необходимо уделять внимание расходам на бумагу и контролировать их. Небольшое отклонение объемов печати и закупки бумаги не имеет большого значения, но если проблема останется незамеченной, то потери компании могут быть существенными. Владельцы компаний могут обратиться к специалистам для проведения аудита расходов на бумагу и выявления потенциальных узких мест в процессе.
Проверьте, сколько бумажных листов находится в мусорном ведре около принтера в конце рабочего дня. Лучше всего, если в нем ничего не будет. Это означает, что никто не распечатал документ в низком качестве, не забыл свою распечатку или не отправил неправильный файл на печать. Однако мы столкнулись с ситуациями, когда в отходах оказывались никому не нужные цветные распечатки личных фотографий и пособий для детей. Монохромная печать может стоить до двух рублей, в то время как цветная печать может стоить до 20 рублей в зависимости от содержания и объема.
Черно-белая личная печать также может стоить дорого компании. Некоторые люди делают копии своих паспортов раз в год, а другие каждый месяц распечатывают книжки с картинками для своих детей.
Часто корпоративная этика не требует отчетности о количестве личной печати, поэтому оценить ее процент от общего объема трудно. Однако, если вы не следите за этим процессом, личная печать точно будет, и вы можете удивиться результатам оптимизации расхода бумаги.
Перерасход бюджета на офисную печать обычно связан с непониманием того, сколько денег фактически тратится на печать. Задача аудита - определить, сколько компания фактически переплачивает и какие есть варианты оптимизации процессов печати и сокращения расходов.