В современном мире эффективное управление ресурсами играет ключевую роль в бизнесе. Один из недооцененных аспектов в этом плане - офисная печать. В этой статье мы рассмотрим, что такое аудит офисной печати, почему он важен, и как провести его корректно, чтобы начать экономить средства в компании.
Что такое аудит?
Аудит печати представляет собой комплексный анализ процесса организации печати в компании с целью оптимизации и сокращения расходов. Он позволяет выявить фактические потребности в данном процессе, эффективность использования оборудования и расходных материалов.
Для проведения аудита необходимо использовать результаты цифрового мониторинга, которые предоставляют информацию о фактическом количестве распечатанных страниц. Кроме того, требуется собрать факты о технических характеристиках техники и её расположении в офисе.
Зачем проводить аудит?
Проведение аудита офисной печати обосновано несколькими причинами:
-
Оптимизация затрат: анализируя данные аудита, можно выявить излишние расходы и рационально распределить ресурсы, что позволяет сэкономить до 30% бюджета на печать.
-
Повышение эффективности: процесс помогает определить, насколько существующая инфраструктура соответствует целям компании и задачам сотрудников.
-
Обеспечение безопасности: оценка уровня безопасности печати позволяет предотвратить утечку конфиденциальных данных.
-
Улучшение удобства использования: аудит выявляет проблемы с расположением и доступностью печатной техники, что улучшает комфорт работы сотрудников.
-
Бесперебойность печати: планирование обслуживания и регулярное обновление оборудования помогают предотвратить сбои в работе и простои.
Заказать аутсорсинг печати
Как провести аудит офисной печати?
Аудит офисной печати следует проводить на трех уровнях: техническом, расходе картриджей и расходе бумаги.
1. Аудит парка печатной техники
Первым шагом стоит оценить состав парка печатной техники в компании. Это включает в себя:
-
Названия устройств: Составьте список всех принтеров и МФУ, учитывая их модели и характеристики.
-
Срок эксплуатации: Определите, как давно используются устройства.
-
Рекомендуемая месячная нагрузка: Сравните рекомендации производителей с фактической нагрузкой.
-
Местоположение: Запишите, где находятся устройства в офисе.
-
Количество ремонтов за год: Оцените состояние техники и затраты на её обслуживание.
2. Анализ расхода картриджей
Изучите данные по расходу картриджей. Определите, сколько страниц печатается на одном картридже, и сравните эту цифру с фактическими данными.
3. Анализ расхода бумаги
Измерьте, сколько бумаги расходуется на печать и копирование. Обратите внимание на возможность двусторонней печати и рациональное использование бумаги.
После сбора данных вы сможете разработать план оптимизации, включая улучшение использования оборудования, снижение расходов и повышение эффективности печати в вашей компании.
В заключение, аудит офисной печати - это важный шаг на пути к снижению затрат и повышению эффективности работы офиса. Вложение времени и ресурсов в анализ процессов печати принесет значительные выгоды в будущем.