Если вы действительно желаете сэкономить хорошую сумму на офисной печати, то прежде всего необходимо понять, что мешает сделать это сегодня и обратиться к профессионалам своего дела. Для проведения полноценного аудита техники требуется собрать скрупулезно подробную информацию о тратах на печать документов и определить, какие изменения нужно внести в существующую инфраструктуру, чтобы оптимизировать многочисленные бизнес-процессы.
Аудит действующей инфраструктуры офисной печати представляет собой тщательный анализ и последующую оптимизацию процесса организации печати с целью уменьшения расходов. Для этого требуется проанализировать технические возможности печатной техники, ее расположение, а также собрать данные о фактическом количестве выводимых листов из принтера посредством специального программного обеспечения.
После проведения аудита можно оценить оптимальность текущей инфраструктуры относительно предыдущих расходов и ее соответствие тем бизнес-задачам, которые должны выполнятся неукоснительно, а также необходимым целям фирмы. Далее, на основе результатов, можно разработать персональный план по улучшению печатных процессов, который будет включать в себя статистические данные об объеме печати в организации, затратах, эффективности, безопасности, удобстве использования и расположения, управляемости печатными событиями и бесперебойности печати.
Практика показывает, что хороший результат такого действия позволяет значительно снизить траты на печать на 30% и более. Если ваши планы включают оптимизацию и модернизацию печати в офисе, то аудит является просто необходимым шагом - без подробного анализа информации внедряемые затем способы могут стать неэффективными и привести к последующим ошибкам.
При проведении вышеназванных событий необходимо обращать внимание на основные моменты, такие как корректное расположение аппаратов и применение парка техники, существующий расход расходных материалов. Каждому из них нужно уделить должное внимание, чтобы правильно скомпилировать расходы на печать в офисе.
Анализ техники для печати является важным аспектом организации, особенно если у нее большой парк разнообразных устройств. Можно заметить перегрузку печатными устройствами даже при простом посещении офиса или кабинета. Однако, не всегда можно определить, есть ли в компании лишние принтеры или нет.
Чтобы решить эту проблему, требуется более интенсивно проанализировать объемы печати, используя цифровой мониторинг. Однако, перед тем как начать его, нужно собрать в единую базу следующую информацию: модели и бренды, сроки эксплуатации, рекомендуемая месячная нагрузка на устройства, конкретное место в офисе и удаленность его от сотрудников, а также общее количество выездов на ремонт за определенный промежуток времени. Возможно дополнительно добавить данные о стоимости техники на момент ее закупки.
После получения информации о фактическом объеме печати через заранее установленное программное обеспечение, необходимо внести информацию о количестве распечатанных страниц в таблицу напротив каждого устройства. Чтобы узнать рекомендуемую нагрузку на МФУ, можно обратиться к официальному сайту производителя или технической документации сервисного центра. Важно убедиться, что данная нагрузка соответствует тому, как часто используется принтер в компании. Не стоит забывать, что заявленное выше значение определяется стабильной работой аппарата в течение 5-6 лет без потери качества печати и работоспособности.
Подробный и корректный анализ всех данных является ключевым фактором для успеха проекта. Он позволит определить, какие устройства необходимо заменить, а какие - ремонтировать, а некоторые даже утилизировать. Это поможет сократить расходы на обслуживание парка печатной техники и повысить эффективность ее использования в организации.
Необходимо уточнить, сколько принтеров уже сейчас перегружено работой, а сколько простаивает. Когда в офисе есть много аппаратов, многие из них могут простаивать без дела. Люди не заглядывают в углы, где оборудование находится, но стоят в очереди у принтера в центре офиса. Из-за этого принтеры быстро выходит из строя. Если один из них перегружен, а другой пустует, то первый, очевидно, сломается намного быстрее, а второй станет затем ненужным. И так по кругу.
При проведении аудита важно учесть планировку офиса. Нужно знать, где находятся принтеры, которые используются чаще всего. Это поможет модернизировать парк печатной техники и избежать ошибок.
Следите за состоянием вашей техники и ее загруженностью. Использование устаревшей печатной техники может привести к дополнительным затратам, которые превышают стоимость новой техники. Замена поврежденных деталей может стать дороже, чем покупка нового устройства.
Старое оборудование потребляет много электроэнергии, и если вы не выключаете его после использования, то можете получить большой счет за электричество. Практика показывает, что дешевле работать с меньшим числом современных и экономичных печатных устройств, чем с большим количеством устаревших и изношенных единиц печатной техники.
Новые устройства продаются с гарантией от производителя, что позволяет забыть о затратах на экстренное обслуживание и ремонт в течение 12 месяцев. Вы можете также приобрести программы расширенной поддержки, которые увеличат гарантию и включат замену дорогостоящих деталей.
Оцените процент загруженности ваших наиболее дорогих печатных машин. Часто бывает так, что руководители выбирают дорогие МФУ, когда у них есть большой бюджет, в предположении, что они более качественные и эффективные. Однако, важно понимать, что цена не всегда означает лучшее качество или более высокую загрузку. Поэтому, перед покупкой нового оборудования, стоит провести отбор загрузки и использования текущих принтеров и МФУ. Вы можете обнаружить, что некоторые дорогие устройства не используются из-за неудобного расположения, тогда как более доступные устройства справляются с нагрузкой в 20-30 тысяч страниц в месяц.
В офисах может быть установлено множество устройств, но в реальности объем печати никогда не будет достигнут. Большинство аппаратов будут простаивать 90% времени, особенно, если они установлены слишком далеко от пользователей. После проведения аудита загрузки и использования техники, вы сможете:
- Определить, сколько вы переплатили за текущую технику;
- Выяснить, сколько новой техники можно было бы купить на те же деньги, что были потрачены на ремонт;
- Оценить удобство использования различных устройств для ваших сотрудников;
- Определить, сколько принтеров и МФУ действительно нужно установить.
Эти знания помогут вам действительно сократить расходы на печать в будущем и провести модернизацию парка техники. Не забывайте, что дорогая техника не всегда означает лучшее качество и более высокую производительность.