После проведения аудита вы будете уже лучше понимать:
1. Сравнение расходов на ремонт и новую технику
После процесса аудита оцените, сколько вы переплатили при покупке оборудования и сколько бы можно было приобрести нового, работоспособной печатных устройств на ту сумму, что ушла на ремонты. Это поможет вам на следующем этапе сокращения расходов на печать - модернизации парка техники.
2. Удобство использования техники сотрудниками
Оцените, насколько удобно сотрудникам пользоваться тем или иным устройством. Учтите их отзывы и предложения для улучшения рабочих процессов.
3. Оптимальное количество принтеров и МФУ
Анализируйте, сколько вам в действительности нужно поставить в офисе аппаратов. Избегайте избыточных устройств, которые только увеличивают расходы.
Аудит расхода картриджа
Для проведения аудита картриджей учтите следующие шаги:
4. Составление таблицы с данными о картриджах
Составьте таблицу с наименованием, происхождением картриджа (оригинальный или «совместимый»), заявленным ресурсом, реальным количеством отпечатков и сроком эксплуатации. Учтите уровень качества отпечатков и частоту поломок принтера при использовании картриджей данного типа.
5. Оценка расхода картриджей
Сопоставьте информацию о картриджах с объемом печати. Обратите внимание, отрабатывает ли картридж заявленный объем. При использовании «совместимых» картриджей или частой печати с большой заливкой расход тонера может превысить регламент. Это усложняет управление расходными материалами.
6. Проблема "совместимых" аналогов и большой заливки
"Совместимые" варианты могут вести себя непредсказуемо, а при частой печати файлов с большой заливкой расход тонера может выходить за рамки среднего расхода на страницу.
7. Управление запасами расходных материалов
Неопределенное поведение картриджей усложняет задачу IT-отдела и секретарей по поддержанию запасов расходных материалов.
Аудит расхода бумаги
Шаги для проведения аудита расхода бумаги:
8. Анализ объема печати и закупок бумаги
Сопоставьте объем печати с закупками бумаги. Если количество закупленной бумаги значительно превышает объем печати, найдите причины для такого расхождения.
9. Учет политики двусторонней печати
Учтите политику двусторонней печати, которая может снизить расход бумаги.
10. Мониторинг распечаток, оставленных в лотках
Проверьте, остаются ли в лотках распечатки, которые никто не забирает. Это может привести к ненужным затратам.
11. Сбор и переработка бумаги
Обратите внимание на то, сколько листов бумаги с распечатками окажется в мусорном ведре. Подсчитайте общую стоимость таких "мусорных" расходов.
Заключение
Аудит офисной печати позволяет выявить и оптимизировать излишние расходы, обеспечивая более эффективное управление ресурсами и снижение бюджетных затрат. Важно помнить, что разумное использование техники и расходных материалов способствует экономии и улучшению бизнес-процессов.