Каждая, уважающая себя и своих клиентов, современная организация ежедневно так или иначе сталкивается с проблемой печати различных документов. По мере роста бизнеса значительно увеличивается объем бумажной продукции, что, соответственно, приводит к росту затрат на печатные процессы.
По оценкам многочисленных экспертов, до 5%, а в некоторых случаях даже больше, бюджета компании тратится на обслуживание парка принтеров и покупку расходных материалов, таких как бумага и картриджи.
Аудит процессов офисной печати необходим для понимания реальной стоимости совершенно разных вопросов относительно закупки расходников, логистики, применения на практике технологических решений в фирме, выявления скрытых затрат и т.п. Цель такого проекта - провести комплексную оптимизацию процессов печати в организации, включая нахождение основных трат на обслуживание печатного оборудования, и дать оценку текущей эффективности использования копировально-принтерной техники.
Аудит системы печатных процессов помогает ответить на такие важные вопросы, как фактическая стоимость готовых листов внутри отделов, кто производит их больше всего среди коллег, какие типы документов выводятся чаще всего, какие принтеры или МФУ используются значительно чаще, какие - реже, и сколько из них на самом деле необходимо оставить в офисе, чтобы полностью обеспечить полноценный процесс для всех существующих пользователей.
Аудит процессов печати - необходимый шаг для любой компании, позволяющий оптимизировать многочисленные варианты использования аппаратов, сократить ненужные расходы и повысить эффективность документооборота. Он позволяет получить чрезвычайно ценную информацию о привычках сотрудников в данной сфере, выявить различные области, требующие улучшения, и помогает компаниям принимать обоснованные решения о потребностях в бизнес-процессах.
Эксперты ООО "САН СПб" проводят профессиональный аудит систем печати организации (у нас есть отличная услуга под названием "аутсорсинг печати"), результатом которого станет план по оптимизации инфраструктуры и сокращению операционных расходов.
Этапы аудита будут подразумевать под собой следующие пункты:
- Подготовка и определение требуемых целей и задач общего процесса;
- Нахождение параметров и метрик, которые необходимо собрать в рамках проверки;
- Сбор базовых данных;
- Инвентаризация оборудования: принтеры, копиры, МФУ, факсы;
- Составление схемы текущего размещения оборудования;
- Определение бизнес-структур в компании, использующих печать;
- Определение перечня документов, разрешенных к печати в каждом из подразделений;
- Описание процессов и регламентов обслуживания оборудования;
- Подробный анализ информации;
- Каковы фактические объемы печати и обработки документов в организации;
- Какие устройства используются чаще всего;
- Какие отделы и конкретные сотрудники печатают больше всего;
- Какие сотрудники компании печатают и из каких приложений;
- Какие сотрудники или отделы нуждаются в конфиденциальной печати;
- Каково соотношение черно-белых и цветных документов;
- Отчет и рекомендации.
На основе данных, собранных с помощью специализированного программного обеспечения для мониторинга печати со всего копировально-печатающего оборудования, будет составлен подробный отчет с определением ключевых бизнес-показателей.
Специалисты ООО "САН СПб" проведут тщательный аудит систем печати вашей организации, по результатам которого будет составлен подробный план по оптимизации инфраструктуры печати и снижению операционных расходов. Процесс аудита будет включать несколько этапов, в том числе подготовительный этап, на котором будут определены цели и задачи аудита, а также параметры и метрики, которые необходимо собрать. На этапе сбора данных будет проведена инвентаризация оборудования, такого как принтеры, копиры, МФУ и факсы, и составлена схема текущего размещения оборудования. Будут выявлены бизнес-структуры компании, использующие печать, и определен перечень документов, разрешенных к печати в каждом из отделов. Также будут описаны процессы и регламенты обслуживания оборудования.
На этапе анализа информации специалисты сервисного отдела изучат фактические объемы печати и обработки документов в организации, определят, какие устройства используются для печати чаще всего, выявят отделы и конкретных сотрудников, которые печатают больше всего, а также определят, какие сотрудники компании печатают и из каких приложений. Они также определят, каким сотрудникам или отделам требуется конфиденциальная печать, и каково соотношение черно-белых и цветных документов.
Наконец, на основе данных, собранных с помощью специализированного программного обеспечения для мониторинга печати со всего копировально-печатающего оборудования, наши инженеры составят подробный отчет с определением ключевых бизнес-показателей. В этом отчете будут даны рекомендации по оптимизации систем печати и снижению операционных расходов, что поможет вам повысить эффективность и прибыльность.
Аудит системы печати может стать эффективным инструментом для оптимизации бизнес-процессов в организации. Мы готовы провести полный анализ параметров печатной инфраструктуры и выявить проблемные зоны, которые снижают производительность и увеличивают операционные расходы.
Основываясь на этой информации, специалисты компании разработают пошаговый план модернизации процесса печати, который позволит увеличить эффективность использования техники, повысить уровень безопасности конфиденциальных данных и снизить операционные расходы на процесс печати.