Аудит офисной печати - это процесс, который включает в себя сбор и анализ информации о том, как заказчик использует свою печатную инфраструктуру. Эта информация затем используется для улучшения выявленных в ходе аудита процессов печати, копирования и сканирования в организациях, принимая во внимание их профессиональную деятельность, специфику задач и возможных ожиданий самого клиента. Результатом аудита является пакет технологических решений, который позволяет снизить траты на процессы печати и смежные области, упростить и ускорить эти события, а также обеспечить комфорт пользователей и администраторов и максимально повысить как информационную безопасность, так и общую производительность.
В момент аудита оценивается парк печатной техники заказчика, включая ее количественно-качественный состав, сроки эксплуатации и текущее техническое состояние, а также возможность внедрения сервиса печати и целесообразность его использования на практике, потенциал унификации и дальнейшие перспективы. Кроме того, производится оценка условий эксплуатации и ценовая характеристика многих компонентов. Также анализируются объем, структура и потоки задач печати, действительное количество пользователей и их необходимость в конкретных задачах, в различных функциональных возможностях, рассматривается модель взаимодействия персонала с инфраструктурой печати. Все это позволяет выявить проблемы и уязвимости текущей модели документооборота и предложить решения для повышения эффективности и безопасности работы компании.
Основные этапы процесса аудита печати включают сбор фактической информации и подробное изучение многочисленных бизнес-процессов. На первом этапе, который занимает от одного до трех месяцев, производится визит в обратившуюся к нам компанию и собираются сервисные отчеты с каждого устройства. Эти данные позволяют определить структуру печати в разрезе такого как "цвет / формат / нагрузка". Также на этом этапе фиксируется расположение оборудования, необходимые структурные подразделения и общая тенденция в них. Проводится опрос персонала с целью выявить наиболее важные с одной стороны, и специфичные с другой задачи печати, возможные неисправности во время эксплуатации, которые возникают при обращении с техникой и влияют на работу сотрудников и IT-специалистов, а также действующие потребности в различных функциональных возможностях.
На втором этапе производится автоматизированный сбор данных при помощи специальных программных средств мониторинга. Данный процесс позволяет получить достоверную информацию по объемам печати документов, проанализировать, как именно распределяется нагрузка на МФУ и принтеры, визуализировать потоки печати и точно зафиксировать инциденты технического характера за отчетный период.
Результатом аудита является задокументированная совокупность большинства учтенных фактов и дополнительных показателей, характеризующих на сегодняшний момент состояние печатной инфраструктуры заказчика. Эта информация может быть использована для оптимизации бизнес-процессов, улучшения эффективности использования оборудования и снижения затрат на печать.
Предварительный анализ данных - приблизительные сроки 2-4 недели
Выявление неисправностей и внедрение улучшений: путем систематизации и обработки собранных данных с помощью наших методик мы можем подробно описать проблемы существующей инфраструктуры печати клиента и предложить возможные решения.
Рекомендуемый результат
Мы подготовим детальный отчет, содержащий результаты нашего аудита, а также наши комментарии и рекомендации по использованию.
Разработка подробного решения - приблизительные сроки 1-3 месяца
Планомерная подготовка и реализация проекта: наша команда тщательно изучает архитектуру, содержание и методы реализации проекта вместе с заказчиком.
Результат
Мы предоставляем готовый пакет технологических решений, готовый к внедрению. Также можем подготовить ТЗ для конкурса.
Что получит заказчик в конечном итоге?
После проведения аудита печати заказчик получит экспертное и профессиональное заключение о состоянии своей печатной инфраструктуры, которое будет сопровождаться подробными рекомендациями по оптимизации. Кроме того, мы предоставляем свои клиентам готовое к внедрению оптимизированное персонализированное решение, которое соответствует профессиональным стандартам, и несколько альтернативных вариантов для выбора. В дополнение к этому, заказчик получает готовое техническое задание для объявления конкурса, а также установленные деловые связи, которые обеспечат дальнейшую информационную и техническую поддержку.