Аудит печати в офисе - одна из огромного перечня эффективных услуг компании "САН СПб", которая означает оптимизацию парка техники, экономию средств на покупку расходных материалов и многое другое, о чем пойдет речь в сегодняшней статье.
- Что означает аудит офисной печати
- Аудит печатного оборудования
- Аудит расхода картриджей/бумаги
Что означает аудит офисной печати
Аудит инфраструктуры офисной печати - это продолжительный по времени процесс, связанный с оптимизацией печати и организацией в компании деятельности, направленной на сокращение издержек в этой области.
К полученным данным аудита обычно относят результаты мониторинга и любую другую информацию, полученную через специализированное программное обеспечение, которые говорят о фактическом количестве отпечатанных копий. Помимо этого, необходимо проводить работу по ручному сбору информации о технических свойствах оргтехники, ее расположении в офисе и многих других особенностях так или иначе связанных с конечным результатом.
По результатам выполненных операций уже можно будет делать какие-то выводы: оптимальный состав и наличие техники для существующего парка и план на дальнейшую оптимизацию процессов печати.
Аудит печатного оборудования
В результате работы разных подразделений вашей компании и многих лет службы сотрудников, возникает путаница, а следовательно огромное количество разнообразных МФУ и принтеров от разных брендов.
Успех, как водится, кроется в деталях, поэтому от того насколько подробно и правильно будут собраны все данные и зависит дальнейший план. Постарайтесь записывать всю имеющуюся информацию:
- Бренды и названия аппаратов;
- Срок службы и рекомендуемая нагрузка на устройство;
- Место расположения принтера и количество поломок за определенный период времени.
Также важными деталями при проведении аудита являются: фактический объем печати, используемое программное обеспечение для анализа отпечатков.
Простои печатного оборудования также не редкость, т.к. в больших организациях принтеры расставляются в углы, где сотрудники редко пользуются аппаратами. И, наоборот, в большом скоплении людей, принтеры работают на износ, что влечет за собой поломки, последующий ремонт МФУ и т.п.
Отслужившие свой срок принтеры потребляют энергии намного больше своих последователей, поэтому замена печатной техники на обновленный парк будет еще одним пунктом в экономии средств компании. Новые устройства имеют официальную гарантию от производителей, а это минус на траты в случаях поломок и экстренного обслуживания.
После проведения аудита вы сможете понять:
- переплату за то или иное оборудование;
- удобство использования печатной техникой;
- действительное количество необходимой техники в офисе;
- суммы на ремонт и обслуживание и многое другое...