Компания "САН СПб" обеспечивает клиента полным контролем над печатью в офисе, оптимизирует затраты на печать документов.
Аудит печати - базовые знания
Каждый практически процесс повседневной рутинной деятельности офиса так или иначе связан с печатью различных документов, например, заключение договоров купли/продажи, оказания услуг и многое другое.
При данной необходимости требуются затраты на бумагу и другие расходные материалы, а также покупка дорогостоящей техники, ее ремонт и заправка и т.п. Каждый руководитель организации планирует сократить издержки, в том числе на печать, поэтому минимизация трат - основная задача, стоящая перед услугой аудита печати.
Для того чтобы правильно оценить перспективы аудита печати, необходимо узнать точную сумму, затраченную на печать. Вот несколько вопросов, которые дадут ответы на многие из них:
- Все ли отнесенные затраты на замену/обслуживание аппаратов, расходные материалы учтены именно по назначению, а не относятся к статьям "оборудование", "доставка", "услуги" и т.п.
- Есть ли реальная оценка распределения трат на печать по отделам компании и направлениям.
- Используют в действительности ли сотрудники принтеры и МФУ всегда по назначению.
Кроме того, нужно также задаться следующими вопросами:
- Используете ли вы наиболее подходящее оборудование для печати каждого из документов.
- Максимально ли эффективно применяется бумага (к примеру, для внутреннего использования применяется двухсторонняя печать).
Для чего необходим аудит печати
При ежедневных задачах в офисе и больших объемах бухгалтерских документов, бланках растут и расходы компании. И, как обычно, принтеры организации используются не рационально - именно для выявления фактов данного использования и требуется провести аудит печати, чтобы понять какие требуется вводить изменения по оптимизации печатного процесса.
Насколько эффективны действия? Эта услуга позволяет действительно сократить траты в несколько раз - все зависит от корректности вносимых правок.
Статистика
В огромном количестве случаев в крупных компаниях:
- Неправильно происходит контроль затрат на печать;
- Используют 3% прибыли на обеспечение печати;
- Около 700$ тратится ежегодно на печать одним сотрудником;
- Не используется примерно 15% уже напечатанных документов.
Управление печатью
Как сэкономить
Первым делом требуется определить объемы печати: соотношение ч/б и цветных документов, контент (служебный/личный), какие именно устройства больше используются. Далее следует узнать стоимость печати и в том числе на ее обеспечение.
Третьим пунктом станет определение способов снижения трат:
- замена частичная или полная устаревших аппаратов;
- перенаправление печати на более эффективные устройства;
- внедрение двухсторонней печати принудительно;
- ввод правил печати - кто должен печатать и где конкретно;
- демонстративный контроль печати сотрудников.
И, конечно, внедрение обновленной стратегии печати в компании, а также проведение регулярных оценок по эффективности системы.
К результатам работы можно добавить:
- Знаете конечную сумму, которая используется для печати в организации;
- решаете проблемы учета затрат на печать по клиентам, сотрудникам и т.п.;
- экономите около 1000$ в год из расчета на 1 ПК;
- направляете деньги на развитие организации вместо трат на расходные материалы.