Аутсорсинг печати и ИТ-аутсорсинг
Постепенный пост в России аутсорсинга печати обусловлен некоторыми причинами: согласно IDC уже более 200 млн. долларов может достичь рынок устройств для печати документов при темпе роста в 6%. Кроме того, приблизительно только 10% компаний в России пойдут на такой шаг, т.к. многие из них просто не верят в экономическую эффективность сервиса, а другие не пользуются обслуживанием из проблем безопасности внутри фирмы. Помимо прочего, стереотипы играют также ключевую роль при выборе поставщиков данной услуги - например, многие клиенты полагают что подрядчики исключительно работают в прибыль лишь с крупными игроками, а малый и средний бизнес забывают. Давайте взглянем, как же на самом деле обстоят дела с переводом на аутсорсинг здесь и сейчас!
Снижение затрат бизнеса
Основная масса потенциальных клиентов ожидают от услуги сервиса в первую очередь сокращения собственных расходов на печать - и, как следствие, получают его, т.к. оптимизация инфраструктуры печати в офисе зачастую не справляется с поставленными задачами. Ведь покупки МФУ и принтеров совершаются спонтанно, а выбор бренда-производителя устройств происходит посредством низкой цены или построены на рекомендациях других представителей услуги. Растут траты в первую очередь за счет неправильной модернизации/расстановки оборудования, а следовательно закупки расходных материалов и запчастей к нему.
Компания "САН СПб" проводит доскональный аудит и согласовывает все детали еще на моменте выбора конкретных аппаратов для печати. Наш многолетний опыт подсказывает, что аутсорсинг печати переосмысливает не только траты, но и издержки на саму печать как таковую - примерно на 25-50% больше, чем ДО заключения клик-контракта.
Помимо этого, сервисная служба нашей компании позволит вам организовать процесс с учетом всех нюансов в виде своевременной диагностики и профилактики парка устройств, ремонта при поломках и необходимой замене расходными материалами, запчастями. При правильной установке удаленного администрирования можно заранее узнать какой именно ремонт необходим на месте, а также какие нужно взять с собой детали и инструменты - таким образом экономится и ваше время, и время наших специалистов. Согласитесь, что для малого и среднего предприятия содержание подобной службы ВНУТРИ компании встало бы в копеечку!
Сокращение расходов происходит посредством, собственно, самой оптимизации инфраструктуры печати - от перевода работы системы с принтером в каждом кабинете к новомодному аналогу в виде размещения устройств печати по европейской модели Print Room, использующей профессиональные опции МФУ и меньшие затраты на их обслуживание. По опыту можно сказать, что сначала многие сотрудники офиса негативно отзываются о постоянном хождении вне своего кабинета, но при многофункциональных функциях аппаратов впоследствии подтверждают, что пользоваться ими стало удобнее!
Чтобы правильно рассчитать пользу от услуги аутсорсинга, необходимо не только посчитать явные расходы (как делает большинство клиентов офисов), например, расходы на запчасти и зарплату инженеров. Но и учитывать скрытые траты в виде хранения, содержания складов для расходных материалов, время и, конечно, дополнительные деньги на обучение персонала по каждому из устройств разных вендоров и многие другие факты... Помимо прочего, мгновенным ничего не бывает, как и эффект от изменения инфраструктуры печати, поэтому система в общем и целом дает предварительный результат только через 1-2 месяца после внедрения услуги.
Информационная безопасность бизнеса
Некоторые фирмы в нашей стране полагают, что небезопасно использовать аутсорсинг печати внутри своего офиса, но это частое заблуждение, т.к. управляющий софт может спокойно устанавливаться в собственной сети клиента без какой-либо надобности в передаче информации вне сети. Кроме того, большинство таких организаций ограничиваются лишь защитой на уровне IT-средств и устанавливают редко системы безопасности печати.
Опросы Quocirca показали, что более 60% компаний хоть раз сталкивались с утечкой информации, а сотрудники просто забывают документы в лотках МФУ (в том числе и конфиденциальные данные). Помочь в решении этой ситуации может система безопасной печати: пользователи фирмы производят авторизацию посредством бесконтактных магнитных карт, а доступ к документам предоставляется исключительно тому сотруднику, который отправил его на печать. Мы с уверенностью можем сказать, что такая практика поможет бизнесу экономить до 20% легко - просто за счет многочисленных отпечатков НЕ для личного пользования. Также существуют иные технологии защиты данных на аппаратном уровне: аутентификация пользователей по биометрии (лицам сотрудников, отпечатках пальцев), интеллектуальные IP-видеокамеры и облачные сервисы для распознавания лиц.
Автоматизация документооборота
Безопасность и экономия средств - это не все причины для перевода на аутсорсинг: вы можете использовать новейшие разработки и функции печатных устройств, а именно автоматическую обработку документов со штрихкодами, загрузку их в ERP-систему, отправку по электронной почте. Также появляются новые опции, которые связаны с распознаванием различного типа документов - к примеру, распознавание текста при сканировании + автоматическое сохранение в необходимом формате. До внедрения услуги большинство компаний не пользуются такими полезными свойствами МФУ, перекладывая ручной труд на работников, что далеко НЕ оптимизирует работу целых отделов.
Широкие возможности предоставляет электронный документооборот, например, в линейке устройств производителя Konica Minolta существуют решения, для использования которых нужно лишь загрузить первичную документацию в лоток МФУ, а затем запустить сам процесс сканирования – далее система в автоматическом режиме распознает содержание и тип документа, а также проиндексирует и переведет в требуемый формат и направит на хранение или дальнейшую обработку. Есть функция штрихкодирования для последующей быстрой идентификации документа - при этом может использоваться как бумажная версия, так и электронная.