Каждая компания, независимо от своего уровня доходов, стремится экономить, оптимизируя различные расходы. Одной из важнейших статей трат являются таковые на печать. По данным Hewlett-Packard, средняя фирма тратит на данный процесс в среднем 6% своей прибыли. На первый взгляд, это может показаться небольшой суммой, но для крупного бизнеса, зарабатывающего миллиарды, это может достигать сотен миллионов долларов в год.
В этой статье мы рассмотрим один из самых надежных способов оптимизации расходов на печать и бумагу - аутсорсинг печати. Это услуга также известна как "управляемые услуги печати" и она подходит только средним, крупным и очень крупным компаниям, деятельность которых требует большого объема бумажного документооборота.
Аутсорсинг офисной печати - это комплексная услуга по обслуживанию печатной техники, при которой клиент платит только за отдельно напечатанную копию/страницу. Под копией понимается одна страница формата А4, которая является результатом работы устройства. Все новые модели печатающей техники имеют счетчик сделанных копий. Существуют два способа считывания показаний счетчика: ручной и автоматический. При ручном способе просто распечатывается страница конфигурации печатающего устройства. Есть и второй вариант: различные программы для мониторинга принтеров.
Рассмотрим плюсы использования данной услуги сервисного центра. Во-первых, она позволяет задействовать уникальные компетенции поставщика полиграфических услуг в гораздо большей степени. Это совершенно иной подход, который переходит от абстрактного к конкретному, и позволяет снизить расходы на печать и бумагу.
Внедрение аутсорсинга печати в организациях - это качественно новый уровень учета процессов печати. Он позволяет осознать, сколько денег на самом деле тратится на обслуживание принтеров и МФУ.
Кроме того, процесс позволяет значительно уменьшить нагрузку на сотрудников, связанную с обслуживанием печатающих устройств. Например, пользователи устройств не будут тратить лишнее время на замену расходных материалов, починку устройств и мониторинг их работы. Это позволит им сосредоточиться на своей основной работе, увеличить производительность труда и снизить количество ошибок.
Кроме того, услуга может помочь организациям уменьшить свой экологический след. Зачастую компании не учитывают стоимость вреда, связанного с использованием бумаги и печати. Аутсорсинг печати может помочь компаниям понять издержки на бумагу и траты на использование ресурсов, что, в свою очередь, поможет им оптимизировать экологические выбросы. Данный способ является отличным решением для бизнеса.
Дополнительно к уже указанным выше преимуществам, также стоит упомянуть, что аутсорсинг печати может помочь компаниям сократить время, затрачиваемое на печатные задачи, и ускорить процессы, связанные с бумажной работой.
Еще одно важное преимущество - это возможность управления расходами на печать. Поставщики услуг предоставляют детальные отчеты о тратах, что позволяет фирмам лучше контролировать свои издержки. Это особенно полезно для крупных организаций, у которых в парке множество печатающих устройств и большой объем бумажной работы.
Также стоит отметить, что такой подход может быть более экономичным, чем покупка и обслуживание собственной печатной техники. Организации, которые используют аутсорсинг печати, могут сократить затраты на приобретение и сервисные услуги в частности, а также понизить траты на хранение расходных материалов и запчастей для принтеров.