Сегодня мы рассмотрим с вами внедрение системы безопасной печати в офисе, а также варианты установки софта для определенных целей и возможности удаленного доступа к печатному оборудованию. Обычно сложная схема взаимодействия между пользователями и устройствами строится на основе следующих важных задач:
- персонал забирает документы из принтеров/МФУ случайно или намерено;
- очищается память устройств после печати;
- желательно отсутствие нецелевой печати;
- перенаправление в автоматическом режиме больших заданий на аппараты с экономным вариантом отпечатков;
- в случаях паники и отправке многочисленных заданий на печать выходило одно;
- текст должен фильтроваться по списку и стоп-словам, а изображения распознаваться и печататься только в случае необнаружения конфиденциальных данных.
Конечно, такие решения оправдывают себя в долгосрочной перспективе и уже внедряются во многих отраслях, например, в финансовых учреждениях. Схема такова: идет отправка задания на принт-сервер, далее следует обработка файла, затем отправка его на определенный аппарат во время аутентификации пользователя (ввод пин-кода/отпечаток пальца/смарт-карты и т.п.).
Статистика
В среднем за 1 рабочий день печататается 20% сотрудниками примерно 10 листов, 61% - от 11 до 50 копий, 12% - от 50 до 100, и 7% - более 100 листов. При этом 70% из них пользуются одной стороной листа, а 50% вообще не волнует число печатаемых копий (при том, что 40% отпечатков может печататься в дуплексе и ч/б).
Работа системы безопасной печати
К преимуществам такого подхода, конечно, можно отнести идентификацию пользователя и отправку распечаток исключительно ему. Кроме того, вы вправе отправлять документы из любого города, а далее приехать, к примеру, в другой регион и получить копию там. Примерно процесс можно обозначить следующим образом (см. скриншот):
Если сравнивать данный процесс с обычной печатью, то можно выделить следующие детали:
- Закупка принтеров происходит с встроенным программным обеспечением или МФУ с сопутствующими модулями, обеспечивающими идентификацию пользователей.
- Объединение в сеть производится путем управления принт-сервером, на котором устанавливается выбранная система безопасной печати.
- После отправки задания на печать, оно приходит в систему безопасной печати. Далее DLP проводит проверку файлов на соответствие и ожидает аутентификации сотрудника на принтере. Обычно вы вводите пин, кладете отпечаток пальца к биометрическому считывателю или прикладываете смарт-карту и т.п.
- Затем система печати удаляет все следы документа из памяти принтера или МФУ (обычно при использовании диска, где образы документа могут оставаться даже после отключения питания).
Области применения
Т.к. стоимость такого софта является достаточно дорогой (хотя все познается в сравнении), то внедрение данной системы имеет место быть в офисах, где основной упор делается на безопасности данных. Кроме того, экономия средств будет происходить только лишь в пятилетней перспективе: можно выводить поток документов на МФУ, где каждая копия будет забираться лично сотрудником. Если пользователь не станет печатать (например, не будет подходить к аппарату), то задание не будет выведено на печать. Таким образом, отсутствует как правило нецелевая печать, учитывая идентификацию.
Информационная безопасность
- Контроль над сотрудниками - залог успеха для ИБ:
- Опция подтверждения в ручном режиме для каждого документа;
- Автоматический режим контроля утечек;
- Режим подтверждения в отдельных вопросах;
- Идентификация перед печатью;
- Информация о месте, времени печати документов и пользователе.
Опыт внедрения
Если у вас появились вопросы по внедрению системы печати и безопасной печати в целом, то их можно задать по телефону: +7 495 916-64-64 или перейдя на сайт.