Подготовка к созданию заявки
Прежде чем создавать заявку на ремонт оргтехники, необходимо собрать всю необходимую информацию.
Во-первых, нужно точно определить модель устройства: лазерный принтер или многофункциональное устройство (МФУ). Эти данные обычно указаны на корпусе, в паспорте и инструкции по эксплуатации.
Во-вторых, важно как можно подробнее описать возникшую проблему:
-
Что именно сломалось?;
-
Как она проявляется? ;
-
Возникла ли она внезапно или постепенно?;
-
Случалось ли ранее подобное?.
-
Были ли какие-то внешние факторы: скачок напряжения, падение и т.п.?;
Чем подробнее будет описание неисправности, тем проще специалисту будет определить ее причину.
Необходимо также указать срок и условия эксплуатации, приблизительный объем отпечатанных страниц. Эти данные помогут оценить износ деталей.
Правильное заполнение полей заявки
Для удобной и быстрой обработки рекомендуется заполнять заявку на сайте или по телефону сервис-центра. В заявке обязательно должны быть указаны:
-
название компании или ФИО клиента;
-
контактные данные: номер телефона, e-mail, город;
-
точная модель и серийный номер устройства;
-
подробное описание неисправности.
Желательно также прикрепить фото или видео с демонстрацией проблемы. Это позволит точнее диагностировать поломку и заранее подготовить необходимые запчасти.
В некоторых случаях может потребоваться указать местонахождение техники, если нужен выезд мастера.
Особенности заявок по гарантии и договорам
Если устройство еще на гарантии или обслуживается по договору, обязательно укажите эти данные в заявке: дату покупки, номер и срок действия гарантии/договора. Это позволит оперативно провести ремонт по условиям гарантии или договора.
Также приложите копию документов, подтверждающих гарантию или договор: кассовый чек, гарантийный талон, договор на обслуживание. Это ускорит процесс обработки заявки.
Отправка и отслеживание заявки
После заполнения всех полей нужно отправить заявку в сервис-центр по электронной почте или телефону. В ответ вы должны получить уведомление с уникальным номером заявки. По нему вы сможете отслеживать статус ремонта на сайте сервиса.
В процессе ремонта по номеру заявки можно уточнить любые вопросы у менеджеров. А в случае гарантийного обслуживания получить консультацию по списанию затрат на ремонт.
Выводы
Грамотно оформленная заявка ускоряет диагностику неисправностей и ремонт оргтехники. Обязательно укажите модель устройства, подробно опишите проблему, приложите фото. При обращении по гарантии или договору прикрепите подтверждающие документы. Следите за статусом ремонта по номеру заявки. Такая организация процесса сэкономит время и позволит быстрее вернуть устройство в рабочее состояние.