Общая структура системы аутсорсинга печати состоит из главного сервера, который распределяет печать и контролирует ее в корпоративной сети клиента, имеет доступ к хранению информации по работе оборудования в целом.
Что касается подсистемы, то она предназначена для анализа и мониторинга и публикации по различным параметрам результатов. Печать и работы по ней будут в итоге записываться на определенный счет группы или какого-либо пользователя.
Применяется для учета данных печати специальный режим работы, который работает в реальном времени, что автоматически означает получение актуальных характеристик от сервера, печатного устройства во время копирования и печати, вычисления количества отпечатков при выполнении заданий на печать. Кроме того, на счету конкретного пользователя имеется исключительно фактическое количество страниц, а также отмененные задания и по каким-либо причинам ненапечатанные страницы - все этоотображается в системе учета.
Оптимизация процесса сервиса печати
Процесс бесперебойной работы инфраструктуры печати компании состоит в следующем:
- 1 поставщик услуги - 1 исполнитель, что означает полную централизацию сервиса и закупок;
- устранение инцидентов согласно SLA + техническое обслуживание;
- поддержание оперативного склада + поставка РМ и ЗИП;
- сбор статистики по печати + мониторинг = бесперебойность;
- точное прогнозирование бюджета;
- единые стандарты при обслуживании печатной техники;
- снижение времени на обслуживание оборудования;
- общий охват всех офисов по РФ в рамках 1-го контракта.
- оборудование не ставится на баланс.
Улучшение инфраструктуры печати
- Печать страниц там, где необходимо и столько, сколько нужно!
- нужные объемы печати и планирование замены устройств печати (Print-room / Print-zone);
- оборудование как сервис (HaaS);
- контроль над печатью = управление потоками печати + политикой печати - кто и что печатает;
- сопровождение документооборота и оптимизация внутренних ресурсов клиента; утилизация техники, РМ, ЗИП.
Полное предоставление услуги управляемой печати или HW + SW + Consult + Integration + Service = DOCaaS:
- Понятные процессы печати и бизнес-процессы;
- оптимальный парк устройств печати с прогнозируемым ростом или снижением согласно динамике бизнеса клиента;
- ПО по контролю инфраструктуры печати и архивированию документов;
- предоставление услуги по моделям «Все включено» и «click charge» = прогнозирование расходов на средне-долгосрочную перспективу;
- отсутствие начальных инвестиций в проект;
- прозрачная отчетность для пользователей, департаментов.
