Проблемы в бизнесе возникают не на пустом месте: в большинстве случаев они происходят в связи с созданием/обеспечением инфраструктур печати, начиная с мониторинга устройств. Отслеживание состояния принтеров и МФУ и контроль печати - обязательная, а не рекомендованная схема, но далеко не самая простая.
При помощи специального софта и прямых рук можно обеспечить контроль печати в офисе: компания "САН СПб" предлагает оптимизацию расходов на печать путем анализа многочисленных факторов, влияющих на конечный результат работы.
Система управления печатью способна узнать:
- точное количество отпечатков как готовых, так и отправленных документов на печать;
- какие принтеры наиболее востребованы в офисе, а также вычислить редко используемые аппараты;
- использование печати в цвете и печать только черно-белых документов на цветных принтерах;
- уязвимости в системе безопасности;
- нецелевая печать и передача конфиденциальной информации через копии документов сотрудниками компании;
- многие другие аспекты, влияющие как на качество готового продукта, так и на бизнес в целом.
Как строится работа по оптимизации расходов на печать
- Сперва проводится аудит существующего парка техники и ситуации в целом;
- Далее разрабатывается система управления печатью;
- Затем определяются объемы печати и соотношение цветных и черно-белых документов;
- Выявление наиболее задействованных принтеров/МФУ в работе компании;
- Выявление отделов организации, которые чаще остальных используют печатное оборудование;
- % личных документов на рабочих машинах;
- Определение стоимости отпечатка и цены печати в целом;
- Решение о передислокации неиспользуемых аппаратов;
- Регулярный аудит и профилактика оргтехники;
- Правило печати: печать осуществлять черно-белых документов на монохромных принтерах, а цветных - на цветных!