Понятие покопийного сервиса
Покопийный сервис или сервис печати представляет собой современный подход к управлению офисной печатной инфраструктурой. Его суть заключается в оптимизации издержек, связанных с печатью документов, путем перехода от приобретения и обслуживания собственного парка принтеров и копировальных аппаратов к их аренде у специализированной компании.
Преимущества использования
Применение данной услуги позволяет компаниям получить целый ряд преимуществ:
Снижение затрат на печать
При использовании сервиса печати организация платит только за фактически напечатанные страницы, что значительно снижает расходы по сравнению с владением собственным парком оборудования. Оплата производится по установленному тарифу за одну копию, который включает в себя расходные материалы, обслуживание и амортизацию оборудования.
Оптимизация использования оборудования
Специалисты компании-провайдера проводят анализ потребностей заказчика и подбирают оптимальную конфигурацию оборудования для печати. Это позволяет избежать избыточного количества устройств и их нерационального использования.
Повышение надежности и бесперебойности работы
Обслуживающая вас компания берет на себя обязательства по своевременному обслуживанию и ремонту оборудования, а также замене расходных материалов. Это гарантирует бесперебойную работу печатной инфраструктуры и исключает простои из-за технических неисправностей или нехватки расходных материалов.
Сокращение нагрузки на ИТ-персонал
При использовании покопийного сервиса все вопросы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием печатного оборудования, переходят к компании-провайдеру. Это позволяет снизить нагрузку на ИТ-персонал компании-заказчика и сосредоточиться на других задачах.
Этапы внедрения покопийного сервиса
Процесс внедрения покопийного сервиса обычно включает следующие этапы:
-
Аудит печатной инфраструктуры. Специалисты компании-провайдера проводят анализ существующей печатной инфраструктуры заказчика, изучают потребности в печати различных подразделений и определяют наиболее эффективные решения.
-
Подбор оборудования. На основе результатов аудита производится подбор оптимального парка печатного оборудования, который будет предоставлен в аренду заказчику.
-
Установка и настройка оборудования. Компания-провайдер осуществляет доставку, установку и настройку арендованного оборудования в офисе заказчика.
-
Обучение персонала. Проводится обучение сотрудников заказчика правилам эксплуатации нового оборудования.
-
Мониторинг и обслуживание. Компания-провайдер осуществляет регулярный мониторинг состояния оборудования, своевременную замену расходных материалов и проведение профилактического обслуживания.
-
Оптимизация процессов печати. На основе анализа статистики использования оборудования специалисты компании-провайдера могут предлагать меры по дальнейшей оптимизации процессов печати и сокращению издержек.
Выбор провайдера
При выборе обслуживающей организации следует обратить внимание на следующие факторы:
- Опыт работы на рынке и репутация компании.
- Наличие сертифицированных специалистов и технической поддержки.
- Ассортимент предлагаемого оборудования и возможность его выбора.
- Гибкость тарифных планов и условий оплаты.
- Наличие дополнительных услуг (утилизация отработанных расходных материалов, защита конфиденциальных данных и т.д.).
Грамотный выбор сервисной компании позволит вам получить максимальную выгоду от внедрения данного решения.
В заключение следует отметить, что использование покопийного сервиса является эффективным способом оптимизации издержек на печать документов для компаний различного масштаба. Передача функции печати на аутсорсинг позволяет сосредоточиться на основной деятельности и избавиться от необходимости содержать собственную печатную инфраструктуру.