В период кризиса (постоянного?) и именно сейчас встает вопрос оптимизации печати и документооборота в частности. Отделам IT поступила команда на модернизацию печатного парка техники, т.к. в средних и крупных организациях стоят десятки, а то и сотни МФУ/принтеров, а ежемесячный объем печати превышает сотни тысяч отпечатков. Всего за 2-3 часа работы на печатном оборудовании можно напечатать огромное количество ненужных документов.
Снижение затрат
Как, спросите вы можно справиться с задачей? Да очень просто: путем ограничений, мониторинга и создания расширенных отчетов за указанный месяц/неделю/день...
Ранее мы уже писали об одном из решений - это продукт компании Ysoft под названием SafeQ. Программное обеспечение имеет огромное количество полезных опций, среди которых распределение связанных с печатью работ, контроль над сканированием и копированием документов. Схема примерно следующая:
Т.е. основным звеном в цепи является сервер SafeQ, обеспечивающий взаимодействие принтеров, пользователей и терминалов. Клиент отправляет на печать документы с рабочей станции, далее данное задание переходит на сервер SafeQ, и затем пользователь идентифицируется на нужном устройстве. Кроме того, в период передачи задания на печать в SafeQ, данные о работе сохраняются, а пользователь контролирует саму печать.
Терминал
Карта или PIN-код
Получение документа
Итоги
- Безопасная печать документов, т.к. задание отправляется в работу только после верификации пользователя на терминале у МФУ/принтера. Это большой плюс для IT-отдела компании.
- Отказоустойчивость системы печати - можно печатать на любом принтере, который оснащен терминалом SafeQ.
- Расходы на печать - меньше за счет распечатывания документов на свободном принтере.
- Мониторинг и отчеты по затратам, что позволяет оптимизировать и контролировать печать.
- Перераспределения очереди печати - в зависимости от доступности/загрузки МФУ.