Каждый день мы сталкиваемся в офисе с тем, что при упрощенном подходе (когда сотрудники организации могут печатать все подряд и в любое время) последствия для бизнеса могут быть плачевными, а использование расходных материалов максимально нерациональным. Так как же защитить информацию компании и обеспечить конфиденциальность данных?
Контроль документооборота при печати
Основной проблемой с которой сталкиваются офисные сотрудники - это наличие большого парка печатных устройств, при этом большинство печатающихся документов хранятся в одном месте, где любой из пользователей может забрать чужой документ, оставить его в приемном лотке сетевого принтера или просто выбросить в мусорное ведро. Также огромным минусом при печати в спешке может оказаться огромное количество документов разных сотрудников, и чтобы найти нужный из них нужно перебрать абсолютно все документы.
Все вышеперечисленные минусы меркнут по сравнению с проблемой конфиденциальности данных. Любые документы могут попасть не к тем людям, и следовательно привести к непредвиденным расходам. Кроме того, сведения для служебного пользования, такие как заработная плата или адресные данные могут послужить конфликтам на рабочем месте. Самым большим минусом в данной ситуации можно считать возможность распечатки финансового отчета, который в дальнейшем может попасть в руки конкурентов и нанести непоправимый вред компании. Ситуаций и вариантов может быть множество, ясно одно - нужно делать процесс безопасным и более логичным!
Компания "САН СПб" помогает своим клиентам не только обнаружить такие угрозы, но и предложить оптимальный вариант их решения!
Помните, что нелояльный сотрудник, шпион или просто человек, который решил заработать на продаже такой информации, может сделать гораздо хуже, чем просто передать ее в чужие руки.
На данный момент существует огромное разнообразие средств контроля над документооборотом. Кроме того, всегда можно воспользоваться дополнительными функциями мониторинга печати, копирования и отправки данных как по локальной сети, так и интернет.
Ещё одним средством контроля над печатью является использование политик безопасности, которые охватывают все печатающие устройства и компьютеры в локальной сети предприятия. Крупные производители печатающих устройств предлагают своим клиентам подобные программные решения. Например, HP Imaging and Printing Security Center. Этот программный пакет предлагает функции создания и редактирования политик, позволяющих быстро применять корпоративные политики безопасности ко всему парку устройств обработки изображений и печати НР. Решение предусматривает регулярную оценку парка техники (период настраивается) и её проверку на соответствие требованиям политики безопасности, а также автоматическое исправление отклонений от требований.
Среди методов, позволяющих исключить попадание распечатки какого-либо документа в чужие руки, наиболее эффективным и распространенным является использование функции Pull Printing — отложенной печати с необходимостью аутентификации пользователя для получения доступа к процессу распечатки документа.
Безопасная печать с функцией HP Pull Printing с картами, PIN, PIC и смартфонами