Знаете ли вы, сколько денег ваша компания фактически тратит на печать? Уверены ли вы, что все расходы, связанные с расходными материалами, заменой и обслуживанием печатных устройств, точно учитываются как траты на данную сферу деятельности, а не распределяются по таким категориям, как "оборудование", "услуги", "доставка" и так далее? Оцениваете ли вы правильно распределение затрат на печать документов между отделами компании, проектами, областями и клиентами? Все ли сотрудники офиса используют аппараты только в рабочих целях, а не собственных?
Есть ли у вас уверенность в том, что каждый отпечаток выводится на наиболее подходящем оборудовании, исходя из его содержания? Можете ли вы утверждать, что вся бумага используется наиболее эффективным образом? Например, печатаются ли документы для внутреннего пользования с помощью двусторонней печати?
Какой бы из вышеназванных вопросов не был задан, в любом случае, пришло время внимательнее присмотреться к практике печати вашей организации. Оптимизировав данные процессы, вы сможете сэкономить значительную сумму для бизнеса, сократить количество отходов и повысить эффективность всех действий внутри фирмы.
В многих крупных компаниях имеются проблемы с контролем затрат на печать. Нередко затраты на печать недооцениваются более чем на 50%. До 3% и более прибыли тратится на обеспечение печати, а расходы на нее для одного сотрудника могут составлять от 600 до 700 долларов в год. При этом каждый пользователь МФУ за вышеуказанный период времени выводит в среднем 1584 страницы, однако 17% материалов остаются неиспользованными или утилизированными.
Чтобы уменьшить траты на печать до 30%, необходимо провести анализ данных процессов в самой компании. Сперва следует точно определить объемы печати, а именно: сколько именно требуется документов, какие из них наиболее важны, на каких устройствах и кто и как эксплуатирует технику больше всего. Также важно выяснить соотношение черно-белых и цветных отпечатков, а также то, производятся ли личные или служебные документы и из каких приложений.
Для экономии необходимо подробно и тщательно оценить стоимость печати в офисе и предельно максимально выявить, сколько тратится на обеспечение данных процессов. После проведения аудита можно приступить и к самой оптимизации. Для этого можно воспользоваться следующими рекомендациями:
- Ограничить доступ к принтерам и сканерам на основе текущих показателей;
- Использовать двустороннюю печать при возможности;
- Заменить старые принтеры на новые, более экономичные модели или полностью заменить бренд;
- Отключить цветную печать для служебных документов, что позволит действительно сэкономить;
- Предложить сотрудникам использовать электронную почту и облачные сервисы для обмена документами.
Проведение анализа печати и оптимизация ее использования помогут существенно сократить траты на печать и повысить в реальном выражении эффективность компании в целом.
Аналитика и контроль бумажного документооборота для плавного перехода на новый подход планирования бюджета, а также подробного расчета трат и выбора подходящего оборудования.
Результаты аналитики:
- Определение принтеров, используемых для печати;
- Идентификация пользователей, которые осуществляют печать;
- Выявление дополнительных функций и параметров печати, такие как дата/время, приложения и т.д.
Главные преимущества:
- Подробный аудит и статистические отчеты по всем данным;
- Сведения относительно эффективности использования на определенном месте конкретных устройств;
- Гибкие правила контроля различного функционала;
- Инвентаризация оборудования, а также нахождение незаявленных принтеров.
Варианты оптимизации:
- Принудительное перенаправление заданий на оптимально настроенное и находящееся рядом оборудование;
- Варианты параметров печати, такие как цветность, двусторонняя печать и т.д.;
- Дополнительный контроль скрытых функций и применение улучшенных показателей на практике.
Аутсорсинг печати позволит полностью контролировать бумажный документооборот, улучшить планирование бюджета, рассчитать затраты и выбрать наиболее подходящее оборудование. Аналитика позволяет определить принтеры, которые используются для печати, и пользователей, которые осуществляют печать. Она также обеспечивает контроль дополнительных параметров печати, таких как дата/время, приложения и многое другое.
Преимущества профессионального аудита техники включают в себя подробную статистику и отчеты по объемам печати, развернутые параметры по эффективности использования устройств, скрытый и демонстративный контроль, гибкие правила управления различных параметров, а также инвентаризацию всех устройств, включая обнаружение не учтенных аппаратов.