Рассказывая что-либо про ИТ-инфраструктуру организации, мы обычно обобщаем и включаем в нее: СКС (структурированные кабельные системы), ЛВС (локально-вычислительные сети), системы хранения и управления данными, а также программное обеспечение и серверное оборудование. Но часто забываем о таком важном компоненте как печатная техника, от которой зависит поддержание инфраструктуры компании в IT-сегменте и функционирование бизнеса в целом.
Нередко в компании мы сталкиваемся с такой ситуацией, когда у заказчика стоит совершенно разрозненный парк копировальной техники, а в отдельных кабинетах имеется по МФУ. Рядом с ним лежат огромные кучи бумаги: забытые или распечатанные по ошибке документы, которые были отправлены не на нужное устройство или по причине повторной печати.
Кроме того, не самым простым испытанием становится закупка расходных материалов: 2 десятка различных устройств требуют отдельных соответствующих картриджей, а информация от сотрудников редко отражает в действительности нехватку материалов для техники, т.к. заявка на покупку расходников осуществляется на основе пожеланий работников организации. В итоге компания получает переизбыток для одного типа техники и нехватку для другого.
Но самой очевидной проблемой для бизнеса может стать отсутствие инструментов защиты и безопасной печати: любой сотрудник компании может получить доступ к конфиденциальной информации, прихватив параллельно ее вместе с общими документами или просто просматривая документы в поисках собственных отпечатков.
Безопасность и управление печатью - «FollowMe»
Чтобы с вами не произошла ситуация, которая описана выше, необходимо внедрять решение по управлению процессами печати, сканирования и копирования. Механизм «FollowMe» предлагает такое решение - это безопасная отложенная печать, когда задания печати «следуют» за пользователем. Какие преимущества есть у данного решения и что оно из себя представляет?
Суть централизованной системы «FollowMe» с опциями отложенной печати и маршрутизации заданий заключается в следующем: отправив документы на печать, вы сможете забрать их на ближайшем к вам устройстве, что является не только удобной, но и безопасной функцией! Кроме того, очень удобно реализован процесс сканирования - нет надобности в поиске среди огромного списка адресов своего, т.к. ваш адрес подставляется автоматически.
За счет данной системы организация может вести учет печатаемых документов, а также настраивать политики печати, установив необходимые ограничения по количеству и типу отпечатков. К примеру, есть возможность отправки документов большого объема только на определенное оборудование (для экономии печати). А в момент попытки печати сотрудником объемного задания не на том устройстве, ему придет всплывающее сообщение о том, где необходимо именно его распечатать.
Аналитика и определенные правила помогают практически полностью избавиться от лишних затрат на расходные материалы, помимо этого, сокращается количество невостребованной печати, которая уходит в мусор из-за неактуальности, забывчивости/невнимательности. Такой тип печати составляет около 30% – это достаточно серьезная статья расходов компании.
Среди основных каналов утечек данных специалисты называют печатные носители, при этом по неосторожности пользователей компания может потерять не только конфиденциальную информацию.
«FollowMe» помогает распечатать задание только после авторизации и в присутствии ее инициатора, что полностью исключает риск попадания конфиденциальных данных в чужие руки. Некоторые разновидности данного вида систем поддерживают настройку автоматического контроля стоп-слов или ручное подтверждение печати и сканирования через службу безопасности. Кроме этого, продвинутые решения используют функцию OCR распознавания текста и определенных полей в документах. Данная функция поможет организовать пакетное сканирование с идентификацией состава документов: определяются количество, номер накладной и соответствие документов в 1С. Если комплект полный, то все заносится в систему. Данное решение может стать полноценной основой электронного документооборота.
Отказаться от ненужного парка устройств - так же является преимуществом внедрения FollowMe, например, можно убрать десятки устройств из каждого кабинета с заменой их на одно или два МФУ на этаж. При поломке одного из аппаратов или нехватке бумаги можно распечатать документы на другом оборудовании - все что нужно, это авторизоваться. Сама система позволяет отправлять сигналы о неисправностях администратору, что помогает оперативно устранять неполадки и возобновить работу техники.
Проконсультироваться по внедрению системы «FollowMe» можно у наших специалистов, которые всегда подскажут оптимальный вариант именно для вашей организации.