Ежедневная эффективная работа офиса немыслима без поддержки качественной печати документов. На сегодняшний день, существует два основных подхода к решению этой задачи – это опция аренды многофункционального устройства, известного как МФУ, либо же выбор в пользу такого сервиса, как аутсорсинг печати.
Аренда МФУ: преимущества и возможные издержки
Первый способ подразумевает под собой заключение договора по условию которого, ваш офис получает в полное пользование многофункциональное устройство, обеспечивающее принт документов, сканирование, а иногда и fax-связь. При этом важным аспектом является то, что все технические вопросы, связанные с обслуживанием и ремонтом аппаратуры, берет на себя арендодатель. Подобный подход позволяет организациям снизить капитальные затраты на приобретение собственного оборудования, а также избежать затрат на его обслуживание.
Однако стоит учитывать и возможные издержки. Речь идет о ежемесячных платежах за пользование МФУ, необходимости координации и контроля действий персонала-арендатора и других нюансов.
Заказать аутсорсинг печати
Аутсорсинг печати: за и против
Альтернативой аренде МФУ является подбор партнера, который будет заниматься поддержкой всего процесса печати. В этом случае речь идет об аутсорсе данной функции. Преимуществом этого подхода является возможность не отвлекаться на вопросы обеспечения качества печати и целого ряда связанных с этим задач.
Тем не менее, аутсорсинг не лишён и минусов. Среди них – зависимость от партнера, необходимость контроля с его стороны и возможные трудности с расторжением договора.
Выбор между арендой МФУ и аутсорсингом печати зависит от специфики вашего бизнеса, численности сотрудников, их потребности в печати документов и прочих факторов. Стоит помнить, что любой из этих вариантов несёт как плюсы, так и возможные риски, поэтому важно взвешенно подходить к выбору. В любом случае, правильно выбранное решение поможет вашему бизнесу быть более продуктивным и эффективным.