Когда речь идет о эффективной организации офисных процессов и снижении издержек, одним из ключевых моментов является управление расходами на печать. В этой статье мы рассмотрим стратегию, которая позволяет существенно сэкономить средства, несмотря на постоянные затраты на бумагу, чернила и обслуживание офисной техники. Речь пойдет о так называемом "клик-контракте".
Суть Клик-контракта
Клик-контракт - это соглашение между организацией и поставщиком офисной техники, таким как принтеры, сканеры, копиры и факсы. Договор обслуживания предусматривает фиксированную месячную плату за каждый клик - т.е. за каждую напечатанную или скопированную страницу. Такой подход позволяет организациям более прозрачно управлять расходами на печать и снижать непредсказуемые затраты.
Преимущества контракта
Прозрачность расходов
Одним из главных преимуществ клик-контракта является прозрачность расходов. Компании точно знают, сколько им придется заплатить за каждую напечатанную страницу, что позволяет легче планировать бюджет и избегать неожиданных трат.
Экономия на обслуживании
С клик-контрактом поставщик техники обычно берет на себя обслуживание оборудования. Это включает в себя регулярную техническую поддержку, замену расходных материалов, и устранение неисправностей. Таким образом, организации экономят на затратах, связанных с техническим обслуживанием.
Обновление оборудования
Поставщики офисной техники, предоставляющие данного типа договора, часто обновляют устаревшее оборудование на новое. Это позволяет организациям всегда использовать современные технологии и повышать производительность.
Удобство и предсказуемость
Система вышеупомянутого контракта предоставляет организациям удобство и предсказуемость. Не нужно следить за запасами бумаги и чернил, ожидать, когда закончится тонер, и тратить время на поиск и закупку расходных материалов.
Как выбрать
Выбор правильного клик-контракта - это важный шаг в снижении расходов на печать в офисе. Вот несколько ключевых моментов, которые следует учесть:
1. Анализ потребностей
Прежде чем заключать его, необходимо провести подробный аудит потребностей организации. Сколько страниц в месяц вы обычно печатаете? Какие виды документов вы создаете? Эти факторы помогут вам выбрать подходящий вариант.
2. Сравнение поставщиков
Существует множество дистрибьютеров, предлагающих обслуживание техники. Сравните их предложения, включая стоимость кликов, условия обслуживания и возможность обновления оборудования. Выберите надежного и профессионального поставщика.
3. Гибкость
Убедитесь, что договор достаточно гибок и позволяет вам регулировать количество кликов в соответствии с изменяющимися потребностями организации. Это позволит избегать переплат и оптимизировать расходы.
4. Условия обслуживания
Обратите внимание на условия обслуживания, включая сроки реагирования на заявки и качество технической поддержки. Хорошее обслуживание сэкономит вам много времени и нервов.
5. Оценка затрат
Перед заключением контракта тщательно оцените все затраты, включая стоимость кликов, ежемесячную абонентскую плату и дополнительные услуги. Убедитесь, что контракт действительно экономически обоснован.