Аутсорсинг услуг печати
Сервис печати (он же аутсорсинг услуг печати) - популярная услуга, входящая в комплект у сотовых операторов, государственных компаний, АЗС и других крупных компаний. На сегодняшний момент данный сервис внедряется и в средний/малый бизнес за счет своих преимуществ, о которых поговорим ниже.
MPS (Managed Print Services) - управляемая служба печати (MPS) - это служба, предлагаемая внешним поставщиком, для оптимизации или управления выводом документов в компании. Основными предоставляемыми компонентами являются оценка потребностей, выборочная или общая замена оборудования, а также обслуживание, запчасти и расходные материалы, необходимые для эксплуатации нового и/или существующего оборудования (включая существующее оборудование сторонних производителей, если это требуется заказчиком). Поставщик также отслеживает, как используется парк принтеров, факсов, копиров и МФУ, проблемы и удовлетворенность пользователя.
Если брать общие расходы на офисную печать, то они суммируются из затрат на ремонт, покупки бумаги/расходных материалов. Очень часто данные траты растворяются среди других расходных статей компании. Особенно актуальным вопрос, конечно, стоит в крупных компаниях, где суммы имеют существенные значения, а принтеры печатают большое количество документов. В качестве примера может послужить формирование товарно-сопроводительной документации для доставки или выписка документов на оплату и гарантию к товарам.
Можно обеспечить поддержку работоспособности печатающей техники на аутсорсинге и полностью перейти на покопийную оплату или оплату за отпечаток, таким образом затраты на печать станут более прозрачными для бухгалтерии и понятными для руководства. Общая экономия при таком переходе может составить, по разным оценкам, от 20 до 30%.
Плюсы и минусы сервиса печати
К основным и базовым преимуществам аутсорсинга печати относятся:
- уменьшение нагрузки на специалистов отдела IT компании;
- бесперебойная печать (в случае ремонта выделяется подменный фонд);
- безопасная печать (обеспечение конфиденциальности информации - MPS);
- меньший расход бумаги (правильно налаженная процедура печати позволяет не
- делать испорченных отпечатков и свести к минимуму печать для личных нужд);
- экономия на расходных материалах, запчастях и сервисе в целом (стоимость данного вида услуг уже включена в счет аутсорсинга).
Что касается негативных моментов сервиса печати, то к ним можно отнести:
- нежелание руководителей компаний печатать собственные документы на публичных принтерах (решение - установка правил безопасности и персональных принтеров);
- инструкции и текущие процессы при покопийном контракте могут ограничивать развитие электронного документооборота и электронной коммуникации между сотрудниками;
- сервис печати не является экологичным, о чем, кстати, уже заботятся наши иностранные коллеги...
Чтобы узнать больше об оплате за отпечаток и покопийном контракте, просто наберите номер компании "САН СПб", или оставьте заявку - мы всегда поможем сэкономить ваши честно заработанные деньги!