Приобретение печатной техники – это важный шаг для многих компаний. Это решение может повлиять на производительность и эффективность офиса, а также на бюджет предприятия. Один из популярных вариантов приобретения печатной техники – заключение покопийного контракта. В этой статье мы рассмотрим, что такое клик-контракт, как выбрать оптимальный вариант и какие моменты следует учесть.
Что такое покопийка?
Покопийный контракт – это соглашение между компанией и поставщиком печатной техники, которое предусматривает оплату услуги печати на основе количества напечатанных копий или страниц. Этот вид договора позволяет компаниям избежать крупных инвестиций в покупку принтеров, ксероксов или многофункциональных устройств, а также обеспечивает более прозрачное управление расходами на печать.
Плюсы и минусы
Плюсы:
-
Плановые расходы: Покопийные контракты позволяют компаниям заранее знать, сколько они будут тратить на печать каждый месяц. Это делает бюджетирование более предсказуемым.
-
Техническая поддержка: Поставщики обычно включают техническую поддержку в договор сервисного обслуживания, что означает, что они будут обслуживать и ремонтировать технику при необходимости.
-
Обновление оборудования: В рамках работ организации могут получать доступ к более новым моделям печатной техники без дополнительных затрат.
Минусы:
-
Ограничения в выборе оборудования: Компании могут быть ограничены в выборе конкретных моделей принтеров или ксероксов, предлагаемых поставщиком.
-
Долгосрочные обязательства: данные варианты, как правило, заключаются на длительный срок, и разорвать их может быть затруднительно.
-
Переплата: В некоторых случаях, при низком объеме печати, фирмы могут переплачивать за услуги, по сравнению с тем, сколько им действительно необходимо.
Шаги при выборе покопийки
1. Оцените потребности
Первым шагом при выборе вышеупомянутого контракта является анализ потребностей вашей компании. Определите, сколько страниц вы печатаете в месяц, какие типы документов требуется печатать (черно-белые или цветные), и какие дополнительные функции (например, сканирование или факс) вам необходимы.
2. Исследуйте рынок поставщиков
Сравните предложения разных поставщиков печатной техники. Убедитесь, что они предоставляют модели, соответствующие вашим потребностям, и что условия контракта удовлетворяют ваши бизнес-цели.
3. Оцените стоимость
Подсчитайте, какие будут ваши расходы на клик-контракт в течение года. Учтите не только стоимость печати, но и другие сборы, такие как аренда оборудования и техническая поддержка.
4. Обсудите дополнительные условия
Не забудьте обсудить дополнительные условия договора, такие как сроки и условия его расторжения, а также то, как будет организована техническая поддержка.
5. Примите решение
После тщательного анализа всех предложений и учета ваших потребностей, примите решение о выборе поставщика и подпишите соглашение.